Giới thiệu một số công cụ của Microsoft Word để tạo tự động các thành phần trong tài liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả
ThS. Phạm Hồng Đạc
Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các văn phòng. Việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo văn bản, biên soạn các cuốn tài liệu, giáo trình hay các báo cáo đề tài khoa học là việc làm thường xuyên của các giáo viên, giảng viên và nhân viên văn phòng. Tuy nhiên có rất nhiều người dùng không biết rằng Microsoft Word có những công cụ để tạo những thành phần thiết yếu của một cuốn tài liệu như mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục hình, tài liệu tham khảo… một cách hoàn toàn tự động. Trong bài viết này tác giả xin chia sẻ cách sử dụng một số công cụ có sẵn của MS Word để tạo những thành phần trên một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Style: Thẻ định dạng
Ít người biết rằng, khi chúng ta mở MS Word và nhập văn bản thì Word đã dùng một style tên là Normal để định dạng cho tất cả những văn bản ta vừa gõ. Có thể kiểm tra điều này bằng cách vào tab Home, nhìn nhóm Style chúng ta sẽ thấy style Normal đang được chọn như trong hình:
Chúng ta có thể hiểu style là một gói định dạng, tích hợp trong đó là tất cả các thuộc tính định dạng của văn bản như Font chữ, màu chữ, size chữ, canh biên, lề… Khi ta dùng một style để định dạng cho một khối văn bản thì tất cả các thuộc tính định dạng tích hợp trong style đó sẽ được áp vào khối văn bản. Ví dụ ta có một style tên là “tieude” trong đó ta chọn font chữ Times New Roman, size 16, đậm, gạch chân, căn giữa dòng thì khi ta dùng style “tieude” để định dạng cho một khối văn bản thì khối văn bản đó sẽ có font chữ Times New Roman, size 16, đậm, gạch chân, căn giữa dòng.
Mỗi style có một tên gọi, Microsoft Word có sẵn rất nhiều style với nhiều chức năng khác nhau như Normal để định dạng nội dung văn bản, Heading 1, Heading 2, Heading 3… để định dạng các đề mục và nhiều style khác nữa. Chúng ta có thể thấy tên các style xuất hiện trong nhóm Styles của tab Home.
Định dạng bằng style có ưu điểm gì?
Vấn đề chúng ta quan tâm nhất khi sử dụng style là những ưu điểm mà nó mang lại. Có thể điểm qua một số ưu điểm chính khi định dạng văn bản bằng style như sau:
- Đảm bảo sự đồng nhất và tính thẩm mỹ của văn bản: Khi soạn thảo văn bản đôi khi ta gặp tình trạng không đồng nhất trong định dạng, ví dụ như định dạng của đề mục số 5 lại khác với đề mục số 1, định dạng của nội dung phần 1 lại khác với định dạng nội dumg phần 5 … Nếu sử dụng style để định dạng ta sẽ khắc phục được điều này làm cho văn bản có tính thẩm mỹ cao và thể hiện tính chuyên nghiệp.
- Có thể thay đổi định dạng văn bản nhanh chóng: Khi sử dụng style để định dạng văn bản, nếu cần thay đổi định dạng một thành phần nào đó chúng ta không cần mất công quét chọn rồi định dạng trực tiếp trên văn bản, thay vào đó ta chỉ cần modify cái style đã dùng để định dạng khối văn bản muốn thay đổi định dạng, khi đó các thay đổi trong style sẽ tự động áp dụng cho văn bản
- Định dạng bằng style giúp ta có thể tạo mục lục tự động .Cách định dạng bằng style
Nếu muốn sử dụng một style có sẵn để định dạng văn bản thì chúng ta chỉ cần quét chọn khối văn bản cần định dạng rồi click chọn style trong nhóm Styles của tab Home
Nếu style đã được gán phím tắt thì ta chọn khối văn bản rồi nhấn tổ hợp phím tắt đã được gán cho style.Có thể tự tạo style?
Điều này hoàn toàn có thể. Mặc dù Word đã có sẵn rất nhiều style nhưng chúng ta vẫn có thể tạo ra những style của riêng mình bằng cách bấm vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của nhóm style , chọn mục Create a Style à xuất hiện cửa sổ Create New Style from Formating như hình bên dưới (chúng ta cũng có thể bấm vào mũi tên chéo nằm ở góc nhóm Style để xuất hiện cửa sổ Styles rồi bấm nút New ở góc dưới bên trái của sổ Styles):
Phần Name để chúng ta nhập tên style, phía dưới là font chữ, size chữ, màu chữ, canh lề… và một số chức năng định dạng khác nằm trong nút Format. Chúng ta dự định dùng style này định dạng cho thành phần nào của văn bản thì cài đặt các thuộc tính cho phù hợp.
Nếu muốn gán một tổ hợp phím tắt cho style để tạo thuận lợi cho việc sử dụng sau này thì bấm vào nút Format, chọn Shortcut Key rồi gõ một tổ hợp phím tắt hợp lệ sau đó bấm nút Assign, khi đó tổ hợp phím tắt vừa gõ sẽ được kết nối với style. Nếu muốn sử dụng một style đã được gán phím tắt để định dạng văn bản thì ta chỉ cần quét chọn khối văn bản rồi nhấn tổ hợp phím tắt đã được gán cho style muốn sử dụng.
Bấm nút OK khi đã cài đặt xong các thuộc tính định dạng cho style. Modify style
Muốn thay đổi các thuộc tính định dạng trong style thì ta Modify lại style. Để làm việc này chúng ta bấm phải chuột vào tên Style muốn modify trong nhóm Styles của tab Home rồi chọn mục Modify…
àKhi đó cửa sổ Modify sẽ xuất hiện như khi tạo style và chúng ta có thể chỉnh sửa lại Style tùy thích rồi bấm OK, khi đó Word sẽ update những gì chúng ta vừa điều chỉnh trong style vào văn bản.
2. Table of content: Tạo mục lục tự động
Mục lục là thành phần không thể thiếu của bất kỳ một cuốn tài liệu nào. Chức năng tạo mục lục tự động của Word sẽ giúp chúng ta tạo mục lục vừa nhanh, vừa chính xác và đẹp. Ngoài ra mục lục được tạo tự động còn đóng vai trò là các siêu liên kết (Hyperlink). Muốn di chuyển đến mục nào ta chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và click vào tiêu đề của mục đó trên mục lục
Điều kiện cần để có thể tạo mục lục tự động là văn bản phải định dạng bằng style (ít ra là các đề mục chúng ta muốn xuất hiện trong mục lục).
Ví dụ chúng ta đã tạo ra 3 style tên là “chuong”, “demuccap1” và “demuccap2”. Sau đó ta dùng style “chuong” dùng để định dạng cho tiêu đề các chương, “demuccap1” để định dạng cho đề mục I,II và “demuccap2” để định dạng cho đề mục 1,2,… Bây giờ chúng ta muốn tạo mục lục và trong mục lục gồm tên các chương, các đề mục I,II và các đề mục 1,2.. Thao tác thực hiện như sau:
Vào tab References – Table of content à Custom Table of Content à Xuất hiện hộp thoại Table of Contens. Nhìn vào mục Print Preview ta thấy rằng có 3 style được word mặc định sử dụng để định dạng cho các đề mục xuất hiện ở mục lục là Heading 1, Heading 2 và heading 3. Nếu bấm vào nút Option để quan sát ta sẽ thấy 3 mục này được đánh thứ tự 1,2,3 trong TOC Level như hình dưới:
Nếu ta sử dụng các style này thì nhấn nút OK là mục lục sẽ được tạo ra. Nhưng trong ví dụ chúng ta đã sử dụng 3 style là “chuong”, “demuccap1” và “demuccap2” nên chúng ta sẽ xóa số 1,2,3 ứng với Heading 1, Heading 2, Heading 3 và đánh số 1,2,3 trong TOC level cho các style “chuong”, “demuccap1”, “demuccap2” rồi bấm OK để quay về màn hình Table of Contents. Khi đó ta thấy 3 style được đánh số đã xuất hiện trong mục Print Preview như trong hình:
3. Tạo danh mục bảng biểu
Một thành phần không thể thiếu trong các báo cáo đề tài khoa học là danh mục bảng biểu. Chúng ta có thể sử dụng luôn công cụ tạo mục lục tự động để tạo danh mục bảng biểu. Cụ thể như sau:
Đầu tiên chúng ta tạo một style (ví dụ tên là “bang”) rồi dùng style này định dạng cho phần chú thích của tất cả các bảng biểu trong tài liệu.
Vào References – Table of Contents – Custom Table of Contents , bấm nút Options rồi xóa số 1,2,3 ở các mục Heading 1, Heading 2, Heading 3 giống như khi tạo mục lục tự động rồi chúng ta đánh số 1 vào mục TOC level của style “bang” à Bấm OK à OK
Vì chúng ta đã tạo mục lục rồi nên Word sẽ xuất hiện hộp thoại để hỏi xem chúng ta có muốn thay thế mục lục đã tạo không:
Vì chúng ta chỉ muốn tạo danh mục bảng biểu, không muốn danh mục này thay thế cho mục lục nên bấm No để danh mục bảng biểu được tạo ngay vị trí dấu nháy
4. Table of Figures: Tạo danh mục hình
Danh mục hình cũng là thành phần không thể thiếu khi trình bày các báo cáo luận văn hoặc các công trình khoa học. Bài viết tiếp tục chia sẻ cho quý độc giả cách tạo danh mục hình hoàn toàn tự động bằng công cụ Table of Figures.
Đầu tiên chúng ta phải chèn phần chú thích (caption) cho hình bằng công cụ Insert Caption. Đây chính là phần sẽ xuất hiện trong danh mục hình. Ta thao tác như sau:
Bấm chuột phải vào từng hình thứ nhất và chọn Insert Caption à xuất hiện hộp thoại Cation
Phần Label word đã tạo sẵn 3 nhãn là Figure (hình), Table (bảng) và Equation (ký hiệu toán học). Nếu chúng ta muốn có nhãn hoàn toàn mang tính thuần Việt ví dụ như là “Hình” thì bấm nút New Label, gõ chữ “Hình” à OK để thêm nhãn. Bây giờ bấm vào mục Label ta sẽ thấy nhãn “Hình” xuất hiện trong danh sách, chọn nhãn này ta sẽ thấy mục Cation xuất hiện chữ Hình 1 như trong hình dưới:
Lần lượt làm như vậy cho tất cả các hình còn lại.
Sau khi đã tạo Cation cho tất cả các hình ta tiến hành chèn danh mục hình vào tài liệu. Thao tác như sau:
Định vị con trỏ văn bản ở nơi muốn chèn danh mục hình, vào References – Insert Table of Figures, xuất hiện hộp thoại Table of Figures như hình dưới:
5. Citation & Biblography: Tạo danh mục tài liệu tham khảo
Citation & Biblography là công cụ để tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động. Có rất nhiều chuẩn tài liệu tham khảo được Word hỗ trợ nhưng chuẩn được nhiều người dùng nhất là chuẩn IEEE. Nếu máy tính chưa có chuẩn IEEE thì có thể tải về từ Internet.
Các bước để tạo danh mục tài liệu tham khảo như sau:
Đầu tiên chúng ta vào tab References, trong nhóm Citation & Biblography bấm vào nút Manage Source. Khi đó hộp thoại Source Manager sẽ xuất hiện như hình dưới:
Trong hộp thoại này các tài liệu đã được nhập trước đây (có thể là từ khi ta biên soạn một tài liệu khác) xuất hiện trong mục Master list.
Muốn đưa tài liệu nào vào văn bản hiện hành thì chọn rồi bấm nút Copy, tài liệu đó sẽ xuất hiện trong mục Current list. Muốn thêm tài liệu mới ta bấm nút New à xuất hiện cửa số để đăng ký tài liệu mới:
Trong mục Type of Source chúng ta chọn loại tài liệu muốn thêm như sách (Book), bài báo (Journal Article), báo cáo (report)… Khi chọn loại tài liệu nào thì các trường thông tin mô tả tương ứng với tài liệu đó xuất hiện ở dưới. Ví dụ khi chọn sách (book) thì sẽ có các trường thông tin như Author (tác giả), Title (tiêu đề), Year (năm xuất bản), City (thành phố), Publisher(nhà xuất bản)…Sau khi nhập các trường thông tin và bấm OK thì tài liệu sẽ được đưa vào danh mục Current list.
Để trích dẫn tài liệu tham khảo ta để con trỏ ở cuối nội dung trích dẫn rồi bấm nút Insert Citation sau đó chọn tài liệu được trích dẫn:
Nếu chọn chuẩn là IEEE trong mục style thì ta thấy các nội dung trích dẫn được đánh thứ tự [1], [2]… theo thứ tự danh mục tài liệu tham khảo.
Bây giờ muốn chèn danh mục tài liệu tham khảo ta đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn và bấm nút Bibliography rồi chọn kiểu danh mục:
Như vậy danh mục tài liệu tham khảo được chèn vào văn bản, ta có thể chỉnh sửa lại theo ý muốn nhưng lúc này tài liệu tham khảo vẫn là một dạng đối tượng nhúng (embed). Muốn chuyển thành văn bản bình thường ta bấm chuột vào mũi tên nhỏ phía trên danh mục tài liệu tham khảo và chọn Convert Bibliography to static text như hình minh họa bên dưới:
Trên đây là một số chia sẻ của tác giả, hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn đọc. Chúc các bạn thành công!
CÁC BÀI KHÁC
-
Tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với giáo dục đào tạo trong giai đoạn hiện nay
-
“Dĩ bất biến, ứng vạn biến” – Hạt ngọc trong tư tưởng biện chứng của Hồ Chí Minh
-
Góp phần tìm hiểu đường lối chính trị của Hàn Phi và những giá trị lịch sử của nó
-
Những đổi mới về chương trình học phần tiếng Anh hệ đại học chính quy tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh)
-
Khoa Khoa học cơ bản và Chính trị học
