Công tác Văn thư - Lưu trữ - vai trò, vị trí và mối quan hệ trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

             Công tác lưu trữ là tổ chức lựa chọn, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội, đặc biệt góp phần tích cực vào nhiệm vụ cải cách nền hành chính Nhà nước.
 Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
           Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.
             Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.
          Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở những nội dung sau:
           1. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
         2. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
         3. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
          4. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
         Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay.

(Administrator - Khoa QTVP&LT sưu tầm)
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc)